Asbl informatique

Un agenda partagé :

Nous utilisons tous un courrielleur et certainement chacun de nos services a la nécessité de gérer un agenda partagé. Pourquoi ne pas mêler le deux ? Il était temps de trouver une solution fiable, accessible de chez soi, de son téléphone portable (gadget !), des différents postes de travail du service et de sortir des nombreux problèmes des agendas papier.

Naturellement Outlook (et non Outlook Express !) possède un agenda intégré, mais il n'y a pas de partage sans avoir la coûteuse application serveur Exchange. Déjà que les licences Microsoft ne sont pas pour rien.

Ma préférence va à Thunderbird. Il est gratuit, professionnel et possède un module complémentaire à télécharger Lightning qui ajoute un agenda à votre lecteur de mail.

L'astuce pour partager plusieurs agendas entre différents membres d'une équipe est de passer par Google agenda. Google vous offre la possibilité de créer un compte et d'ouvrir plusieurs agendas avec des droits d'utilisations différents pour chacun ! Naturellement ceci nécessite une connexion permanente à internet.

Voici une excellente source d'information trouvée dans le forum de Geckozone pour installer une liaison entre google agenda et Thunderbird.

Il vous faudra installer un pluggins supplémentaire sur Thunderbird : Provider for Google Calendar . Ceci permettra d'écrire de nouveau rendez-vous à partir de Thunderbird.

À titre d'exemple, j'ai créé un agenda pour les rendez-vous de l'équipe de cabris. Un second pour notre secrétaire, un troisième pour notre assistante sociale et sans oublier le chef éducateur et moi-même. Soit 5 agendas partagés. Une convention d'écriture nous permet de lire dans un titre de rendez-vous : « Docteur maboul, st Élisabeth (le petit Manu) par Étienne ». La couleur de la plage indique à quel agenda il appartient. Comme responsable j'ai la possibilité de créer des rendez-vous pour tous, seul notre secrétaire peut m'en attribuer. Le chef éducateur et notre AS peuvent confier des rdv à l'équipe. 

Le système est mis en place sur trois ordinateurs utilisés principalement par 4 personnes, donc sur différents comptes windows XP pro.